¿Qué puede salir mal si no contrato a una agencia profesional para la gestión de un evento?

¿Qué puede salir mal en un evento / feria / patrocinio?


No saber lo que estamos comprando. Es uno de los mayores peligros. Los organizadores de los eventos son puros comerciales, y su tarea es vender. Por ello es importante que del lado de tu empresa haya una persona experimentada que sepa hablar el mismo idioma que su interlocutor para estar seguros de que hacemos una buena compra, ya sea un patrocinio, un espacio en una feria o la participación en un congreso.

No tengo nada bajo control. Hay muchos “detalles” que han de tenerse en cuenta a la hora de preparar el evento. Un profesional experimentado se hace preguntas que a nadie se le hubieran ocurrido pero que son esenciales para que llegado el día no sea todo un completo desastre. Electricidad, agua, iluminación, temperatura, decoración, música, vestuario, permisos, flujos de personas, horarios, prensa, protocolo, logísticas, comida… Y podríamos seguir.

Improvisar está bien. Si lo está, pero no para un evento corporativo. Debemos tenerlo todo estudiado para que nuestro evento tenga el mayor impacto posible, porque de ello depende la rentabilidad del mismo. Una agencia profesional se encarga, básicamente, de que parezca que tu empresa es la única que patrocina o participa en una feria, aunque haya otras 100. Cuando no contamos con personal profesional, que tiene contactos con prensa y gabinete de comunicación del evento, lo que sucede es que no logramos toda la repercusión que podríamos tener, y por lo tanto estamos perdiendo parte de la inversión en el evento.

Tiramos de agenda ¿qué agenda?. Cuando tenemos un evento hay que tirar de una buena agenda llena de contactos de prensa, clientes, distribuidores, autoridades y demás personalidades que den color y multipliquen la repercusión del evento ¿la tienes? En una agencia esa agenda se trabaja día a día.

¿Dónde dejé las tarjetas de visita de aquella feria?. Si conseguimos atraer gente al evento y pero luego no intentamos seguir en contacto con ellos, estamos tirando el dinero. Es importante recabar datos de las personas que nos visiten, organizarlos bien y ponernos en contacto con ellos una semana después del evento, para grabar en su mente ese recuerdo que tienen de nosotros. Sí, eso también lo hace una agencia profesional.

“La feria fue bien”. La feria no fue bien ni fue mal, la feria se mide en repercusión, en tráfico, en leads conseguidos y en conversión en clientes. Si no analizamos estamos perdiendo una oportunidad genial de hacerlo mejor la próxima vez.

Aún hay una razón mucho más poderosa que todas las anteriores para confiar tu presencia en un evento a una agencia profesional, y es que si tienes cualquier problema, detrás cuentas con nuestro equipo para solucionarlo, y que este equipo se responsabiliza de tu presencia y te garantiza resultados sin interferir en el día a día y las tareas de tu equipo. Recuerda, la presencia en un evento es una inversión para la notoriedad de tu marca, si quieres rentabilizar al máximo esta inversión, encarga la tarea a un equipo profesional. 


Si quieres más info contacta con la autora

  • Sandra Monrabal
  • @sanmonrabal
  • sandra@agenciacreativa.net