Generar leads en una feria y cumplir el RGPD

El sábado 25 de mayo se cumplió un año de la entrada en vigor del RGPD. Un año después seguimos encontrando más dudas que certezas en nuestros clientes, sobre todo cuando se afrontan situaciones nuevas, más allá de adaptaciones de formularios online, como pueden ser la recogida de datos de visitantes en una feria.

Si estás preparando una feria en la que tu empresa dispondrá de un stand, seguro que uno de tus objetivos allí es lo que generalmente se llama generar leads. Un lead es un contacto interesante para tu empresa, normalmente se trata de clientes potenciales pero también pueden ser proveedores, colaboradores, partners o incluso candidatos a empleado. La generar de leads en una feria se ha hecho tradicionalmente mediante el intercambio de tarjetas de visita, sin embargo desde la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos, el pasado 2018, la ley ya no permite que almacenemos o realicemos comunicaciones hacia ninguna persona por el simple hecho de que nos haya entregado su tarjeta de visita. La Ley es clara y no conviene pasarla por alto dado que las multas son muy abultadas. Sin duda la mejor opción es hacer las cosas bien, porque además vais a ver como no es tan complicado.

Cómo recoger datos en feria cumpliendo la Ley

El principal gap que nos pone el RGPD es que el consentimiento por omisión o consentimiento tácito ya no es válido. Puede ser de sentido común que si una persona te da su tarjeta está mostrando su predisposición a que contactes con ella en el futuro, sin embargo este consentimiento debe ser por escrito y además debe incluir información como:

  • Expresar claramente el objetivo de la cesión de esos datos, si es para ofrecer información comercial o para otro motivo distinto.
  • Si existen varios motivos la persona debe dar consentimiento para cada uno de ellos, teniendo siempre la opción de aceptar unos y no otros.
  • Para formularios online, las casillas de cesión de datos o de los distintas finalidades para las que se van a tratar no pueden en ningún caso estar premarcadas, ya que requieren de proactividad por parte de quien cede los datos, y debe marcarlas deliberadamente.
  • Manifestar que no se va a compartir la información con terceros. En caso de que se vaya a compartir, especificar quiénes son esos terceros.
  • Expresar cómo puede acceder a editar o revocar el consentimiento de tratamiento de datos.

Formulario de recogida de datos para feria

Estos requisitos hacen que sea necesario contar con un formulario de recogida de datos para la feria. Este formulario puede ser perfectamente en papel, aunque si optamos por esta opción hemos de ser conscientes de que debemos guardar estos documentos durante el periodo de tiempo en el que vayamos a tratar los datos, puesto que en caso de denuncia o inspección esta será la prueba de que los datos fueron cedidos. Por ello y porque en Agencia Creativa hace tiempo que declaramos la guerra al “papeleo” te proponemos que lo hagas de manera digital, contando en tu stand con una tablet para la recogida de datos.

Formulario digital para generar leads en una feria

Existen distintas opciones para recoger datos legalmente de manera digital, incluso apps específicas para ello. Pero puedes optar por una opción más sencilla como puede ser un formulario online que el usuario rellena con sus datos, acepta las casillas y finalmente firma digitalmente. Un proceso prácticamente igual al que haría si se quisiera subscribir al boletín de tu empresa, por ejemplo. Para ello lo mejor es contar con una tablet en tu stand, un dispositivo cuya única finalidad sea la de recabar los datos de los visitantes, que se irán almacenando en un fichero, excel por ejemplo, y que posteriormente serán almacenados con las medidas de ciberseguridad requeridas por la Ley. 

Info útil para cumplir con el RGPD

Os dejamos por aquí un enlace en el que encontraréis todos los modelos que necesitéis, así como textos legales que podáis necesitar para cumplir el RGPD no solo en una feria si no también en vuestra web, candidaturas de empleo, e-mail, etc.